Budgettering | Undgå administration af regneark

Undgå utallige regneark i budgetteringen: Skift til Intelligent Budgettering

Budgetprocessen skal ikke være en omstændig administrationsproces.

Måneders arbejde med manuelle indtastninger, utallige regneark i adskillige budgetversioner og fremsendelse af regneark på tværs af afdelinger til godkendelse. Budgetfasen bliver i takt med virksomhedens udvikling en stødt stigende administrationsproces, der kræver flere og flere ressourcer og manuelle tasteopgaver, frem for analyse og refleksion over virksomhedens finansielle tilstand.

Der er derfor god grund til at optimere budgetprocessen. Både for at optimere økonomiafdelingens administrative arbejdsproces, men også for at eliminere manuelle tastefejl og afsætte mere tid til analyse af budgettets tilstand og fremtidige udvikling.

Ressourcespild på gentagne processer

De fleste mellemstore virksomheder bruger regneark til budgetteringen, da det er den nemmeste og billigste løsning at starte ud med. Udfordringen er bare, at virksomhedens økonomiske kompleksitet med tiden overgår mulighederne i regnarkets to-dimensionelle opbygning, samtidig med at mængden af regnearkene er steget til en sådan størrelse, at budgetfasen primært indebærer administration, vedligeholdelse og konsolidering af regneark, frem for analyse af økonomien. Økonomiafdelingen vil derfor i stigende grad opleve tidskrævende administrationsarbejde, der er et kæmpe ressourcespild i en afdeling, der bør have fokus på økonomisk analyse.

Udover tidskrævende processer, opstår der oftest tastefejl i regneark. Manuelle indtastninger i forskellige versioner kræver enorme mængder af tid til justering af deltaljerede budgetposter, for at de stemmer overens med totalen. Hyppigt opstår menneskelige tastefejl undervejs, hvilket er en udfordring for virksomhedens finansielle virkelighed. Kendskabet til links, formler, makroer, beregninger og betydninger af regnearkene kan også gå tabt i forbindelse med udskiftning af personale i økonomiafdelingen, hvilket også er en stor risikofaktor i budgetteringen, 

Udfordringer i budgetfasen

Automatisér budgetfasen med Intelligent Budgettering

Kom udfordringerne i budgetprocessen til livs med Intelligent Budgettering. Med Intelligent Budgettering automatiseres tidskrævende processer i økonomiafdelingen, samtidig med at menneskelige tastefejl elimineres og opbygningen af regneark ikke afhænger af bestemte medarbejdere. 

Intelligent Budgettering er et budgetterings-software, der understøtter alle processer i budgetfasen. Hos VIS Performance har vi udviklet vores egen budgetterings-software af samme navn, der i mere end 28 år har hjulpet 100+ kunder med at automatisere budgetfasen og skabe transparens på tværs af afdelinger i organisationen.

Med Intelligent Budgettering samles ét billede af den finansielle situation i virksomheden, da alle budgetter, data og formler samles i ét system, der både understøtter budgettering, forecast, datavisualisering og konsolidering.  

"Før implementeringen af VIS Performance, blev 80% af tiden i budgetfasen brugt på at jonglere med regneark, og 20% på reelt at forholde sig til budgettet. Den balance er med VIS Performance vendt rundt, så hovedparten af tiden nu kan bruges på at justere forudsætninger og forventninger til fremtiden.“

Simon Jarl Jacobsen, CFO
Erstat regneark med interaktive data - VIS Performance
VIS Performance - Eksperter i Business Performance

Sådan fungerer det

Med VIS Performance budgetteringsvæktøj, opnås det fulde finansielle overblik i virksomheden. Enkelte målinger og/eller statistikker sammenholdes med de tilsvarende budgettal, så dit regnskab altid er opdateret med valide regnskabstal. Derudover kan budgettet registreres og konsolideres på alle niveauer.

Med Intelligent Budgettering kan du også hente budgetforslag, baseret på historiske data. På den måde kan der nemt laves budgetter i de enkelte afdelinger, uden at der skal navigeres mellem forskellige regneark og IT-systemer – alt er samlet ét sted.

Med VIS Performance vælger du selv budgetperioden. Om du foretrækker årlige budgetprocesser eller rullende budgettering, understøtter VIS Performance dine behov. 

Brugerstyring og datasikkerhed

Manglende brugerrettigheder i regneark medfølger lav datasikkerhed. Det er ganske enkelt for risikabelt at arbejde i åbne regneark, hvor der ikke kan føres historik på hvem der har foretaget hvilke ændringer i budgettet. 

Med VIS Performance’ avancerede rettighedsstyring, har din virksomhed fuld kontrol over hvilke medarbejdere der kan tilgå de forskellige budgetversioner og foretage ændringer. Ydermere indeholder VIS Performance revisionsspor, så budgetrettelser kan spores tilbage til hvem der har foretaget ændringer og hvornår, så man altid kan finde tilbage til en årsagsforklaring.  

Præcise forecasts

Med VIS kan du skabe præcise forecasts, da der indhentes data fra flere kilder i samme system. Ved at have adgang til flere datasæt og referencer i samme system, opnås et samlet billede af virksomhedens fremtidige situation. Med et stærkt, validt datagrundlag får din virksomhed et unikt indblik i virksomhedens fremtid, som i kan lægge en finansiel plan ud fra. 

Fokusområderne i forecasting afhænger oftest af den pågældende branche du befinder dig i. Uanset om der skal være fokus på produktion, salg eller økonomi i dine forecasts, understøtter VIS det eller de typer af forecasts der giver mening for din forretning. 

Datavisualisering og rapportering

Udover automatisering af manuelle tasteopgaver, kan du altid tilgå dine data på en præsentabel måde i VIS-værktøjet. Med alle data samlet ét sted, opsættes visuelle dashboards tilpasset den enkelte afdeling. 

Ved at alle virksomhedens data er samlet i samme system, er du sikker på at der arbejdes ud fra samme valide datagrundlag, så der ikke opstår fejlkommunikation eller misforståelser på tværs af afdelinger eller organisatorisk niveau i virksomheden. 

Alle med brugerrettigheder til VIS har adgang til systemet. Rettighedsstyringen afgører, hvor meget data den enkelte medarbejder kan tilgå, samt hvorvidt de kan redigere i regnskabet.

Sidst men ikke mindst, er der mulighed for at udarbejde rapporter med et enkelt klik. Der opbygges templates for forskellige rapporteringstyper på forhånd, så der på et splitsekund kan genereres en rapport med de nyeste tal og data.

Én version af den finansielle virkelighed

Ved at få samlet alle budgetversioner og data i ét system, får du én version af den finansielle virkelighed, baseret på valide data. Der skal derfor ikke bruges ressourcer på manuel verificering af budgettets nøjagtighed, da manuelle fejl og manglende budgetregistreringer elimineres.

Ved at organisationen altid har adgang til dashboards med de nyeste data, har alle et overblik over hvordan virksomheden performer i forhold til budgetterne. Derudover gør den lettilgængelige rapportering, at medarbejdere kan få ugentlige, månedlige eller kvartalsvise rapporter med informationer om, hvorvidt virksomheden er på rette vej.

Intelligent Budgettering er den nemmeste løsning på at slippe for at sammenligne data på tværs af systemer og regneark, for at få det reelle billede af virksomhedens performance. Derudover får dine økonomimedarbejdere tid til at fokusere på det de er ansat til, nemlig at analysere og reflektere over den finansielle virkelighed, frem for at agere som administrationsmedarbejdere.

Er du interesseret i at vide mere om, hvordan VIS Performance kan hjælpe din virksomhed?

Udfyld formularen, og vi kontakter dig hurtigst muligt for en uforpligtende snak om, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med at optimere forretningen via data.

Lad os tage en snak om

Christoffer Lohmann Henriksen
Sales Manager

Nyhedsbrev

Tilmeld dig vores nyhedsbrev, så er du løbende opdateret

Hvis du er interesseret i VIS Performances aktiviteter og nyheder, er du meget velkommen til at tilmelde dig vores nyhedsbrev. Vi sender nyhedsbrevet en gang i kvartalet.

Udvalgte kunder

Vores kunder er kernen i forretningen – og mange har været med helt fra starten (mere end 27 år).

Relaterede kundecases

Scroll til toppen