Behov for optimering af budgettering og rapportering
I mange virksomheder er Excel fortsat det mest brugte værktøj til at understøtte dets budgettering og rapportering.
Men på et tidspunkt når virksomheden en størrelse og en kompleksitet som gør, at det giver god mening at lede efter andre løsninger og platforme – løsninger som automatisk kobler budgettets forudsætninger med realiserede data.
Det er Aarstiderne et godt eksempel på.
Budgettering var blevet en tidskrævende og tung proces
Siden Aarstidernes spæde begyndelse i 1999 har virksomheden konstant været i udvikling. Når virksomheden i 2019 kan fejre 20 års jubilæum som leverandør af økologisk frugt, grønt og måltidskasser, er det med en årlig omsætning på ca. 700 mio. og 500 medarbejdere på lønningslisten. Det stiller nogle krav til den økonomiske styring og de værktøjer, man som økonomifunktion skal have til rådighed – ellers bliver processerne for tidskrævende og uoverskuelige samtidig med at relevante informationer ikke står skarpt.
“Før implementeringen af VIS Performance, blev 80% af tiden i budgetfasen brugt på at jonglere med regneark, og 20% på reelt at forholde sig til budgettet. Den balance er med VIS Performance vendt rundt, så hovedparten af tiden nu kan bruges på at justere forudsætninger og forventninger til fremtiden. “
Aflivning af manuelle Excel-indtastninger
”Især over de seneste 5 år har vi oplevet en stor vækst, og sammen med væksten er kompleksiteten vokset i vores forretning. Dette har blandt andet sat vores budgetterings- og rapporteringsprocesser under pres,” fortæller Linda Pedersen, der er økonomichef hos Aarstiderne, og fortsætter: ”Før var vores budget skabt i en ren Excel baseret løsning, hvor der var op mod 80 Excel-ark, der var linket. Dermed brugte vi uforholdsmæssigt meget tid på at tjekke tal fremfor at kvalificere og udfordre indholdet i budgetterne sammen med forretningen. Ydermere blev budgettets forudsætninger og historiske tal på vores forretningsområder og mange afdelinger skabt via i bedste fald en import fra NAV og i værste fald manuelt indtastede. Og endelig var det en stærkt begrænsende faktor, at vi ikke have data i fx en SQL database og dermed var flere som kunne tilgå og opdatere data samtidig”.
Vi er vant til at høre om de udfordringer, som Linda Pedersen beskriver, så vi har stor erfaring med at løse dem i tæt samarbejde med vores kunder. Vores VIS Business Performance løsning er skabt til at erstatte regnearksløsninger og de problemstillinger, der ofte er forbundet med disse, og tage budgetprocessen til et nyt niveau.
Dynamisk og overskueligt budget
Hos Aarstiderne indgår budgettet som en både vigtig proces og et centralt styringsværktøj. Der er et stort fremadrettet fokus, og hvert kvartal opdateres de økonomiske planer.
”De fleste virksomheder har et eller flere særkender i deres budgetproces og -løsning, og hos Aarstiderne er det to ting. Dels arbejder vi med kvartalsvise rullende budgetter på detaljeret niveau, og har således altid 9 kvartaler eller 27 måneder i spil. Og dels har vi fuldt integreret balance og cashflow budget på samme perioder. Disse forhold stiller krav til en ret avanceret budgetløsning, og kan hurtigt skabe en uoverskuelig situation i Excel. Vi havde brug for mere dynamik, og det har vi fået med VIS.” siger Linda Pedersen, og fortsætter:
”Stamdata i vores budgetløsning baserer sig i videst muligt omfang på stamdata fra vores ERP, og de læses automatisk ind enten dagligt eller i forbindelse med et kvartalsvist budgetrul. Det giver både validitet, og en hurtig klargøring af en budgetversion. I VIS udnytter vi muligheden for at arbejde med ubegrænset antal budgetlag og versioner, hvilket også kan anvendes til simuleringer og scenarier.”
Der er omkring 35-40 personer involveret i budgetprocessen hos Aarstiderne, og udover at de nu har fået mulighed for mange samtidige brugere, så benytter de også adgangs- og rettighedsstyring. VIS har en række indbyggede muligheder for at opsætte rettigheder for enkeltbruger eller grupper af brugere, så fx adgang til følsomme eller fortrolige data håndteres.
Nu er budgettering og rapportering samlet i én løsning
Som et af kravene og evalueringskriterierne til ny løsning til Aarstiderne var også, at al den nuværende rapportering – løbende, periodevis og til bestyrelsesmøder skulle rummes direkte i et nyt værktøj. Ikke noget med halve løsninger og eksport til Excel. Og det skulle ikke være et værktøj alene for økonomerne men i lige så høj grad en løsning, som alle dele af organisationen kan tilgå for at lave budget eller følge med i realiserede data.
”Tidligere var budgetteringsprocessen ligeså meget en regnearksøvelse som en budgetteringsøvelse – nu kan vægten lægges 100% på budgetteringsprocessen”, siger Thomas Slott, COO.
Meget mere end en budget- og rapporteringsløsning
”Det har været en lang proces fra vi første gang kiggede på 4 mulige nye værktøjer til vi i dag har en fuldt kørende VIS-løsning. En af årsagerne til det er selvfølgelig, at vores forretning på ingen måde har stået stille i den mellemliggende periode, men også at vi har været ret ambitiøse og krævende i forhold til løsningen. Vi VILLE have en fuldt integreret løsning, som automatisk opfylder alle de økonomiske rapporteringsbehov vi har. Fra simpel omkostningsopfølgning på én enkelt afdeling på en måned – til fx 3 års cashflow opfølgning pr. kvartal til bestyrelsen. Ydermere fuld integration på bilagsniveau til vores NAV ERP løsning.” siger Linda Pedersen og afslutter med at uddybe:
”Som virksomhed og i særdeleshed økonomifunktion skal man selvfølgelig være opmærksom på de ressourcer, det kræver, når nye værktøjer skal implementeres. Men selvom vi har brugt både meget tid og energi på at implementere budget- og rapportering med VIS sammen med VIS Performance, så kan jeg slet ikke forestille mig at bevæge mig baglæns og bruge vores gamle Excel baserede løsninger.
Vi har nu fået skabt en platform med virkelig mange muligheder for til stadighed at videreudvikle den økonomiske styring og rapportering. Vi kan hente data fra mange forskellige datakilder, og validere, forædle og rapportere på dem via VIS. Som sidegevinst har vi fået et datawarehouse, og faktisk smelter data fra forskellige dele af virksomheden nu så meget sammen, at vi nu mere kan tale om BI i steder for ”kun” rapportering.”
"De fleste virksomheder har et eller flere særkender i deres budgetproces og -løsning, og hos Aarstiderne er det to ting. Dels arbejder vi med kvartalsvise rullende budgetter på detaljeret niveau, og har således altid 9 kvartaler eller 27 måneder i spil. Og dels har vi fuldt integreret balance og cashflow budget på samme perioder. Disse forhold stiller krav til en ret avanceret budgetløsning, og kan hurtigt skabe en uoverskuelig situation i Excel. Vi havde brug for mere dynamik, og det har vi fået med VIS."
Fødevareproduktion: 10 tips til at optimere jeres forretning gennem data
Vi har samlet en række gode råd, der dækker over både opsamling af POS-data og nyeste salgsdata på farten til disponering og financial planning. Alt sammen vigtige fokuspunkter, hvis I skal sikre en god performance.
Rådene baserer sig på mere end 28 års brancheerfaring.
Vil du vide mere?
Få en uforpligtende snak med vores Sales Manager, Christoffer, om hvordan VIS Performance kan effektivisere din budgetproces, forecasting, planlægning og rapportering.
Lad os tage en snak om
- Budgettering og forecasting
- Månedsrapportering
- Konsolidering
- Skræddersyede dashboards
- Return on investment
Råvarepriserne brager derud af: Sådan bevarer din virksomhed et rentabelt indtjeningsniveau
Læs vores nyhed om hvordan et CPM-system ruster virksomheden til at kunne bevare indtjeningen i en tid med stigende råvarepriser.
